Importancia del Monitoreo en la Prevención del Fraude.
Podemos dividir al monitoreo en dos grandes categorías, previamente a
analizar en mayor detalle cada una de ellas:
· Controles gerenciales
· Verificaciones de auditoría
Controles
gerenciales
Los controles gerenciales, a su vez, pueden dividirse en dos subcategorías:
· Monitoreo sobre las operaciones
· Monitoreo sobre personas y conductas
Monitoreo sobre operaciones
Las operaciones inusuales o sospechosas de fraude difieren grandemente
según la naturaleza de la organización de que se trate. Veamos algunos
ejemplos:
· En empresas
manufactureras y comerciales: o Productos vendidos por debajo del precio de
compra, o del precio de compra más un margen mínimo de rentabilidad previamente
establecida o Compras urgentes o Horas extraordinarias en exceso de un cierto
límite
· En la
operatoria de banca minorista, segmento de tarjetas de crédito: o Clientes con
más de tres operaciones diarias en restaurantes o Carga de combustible en
exceso de lo que un vehículo particular puede recorrer diariamente
Monitoreo sobre personas y conductas
Esta categoría es mucho más subjetiva y debe ser manejada con el cuidado
que las leyes y regulaciones de cada país impongan sobre la información
personal. Este monitoreo apunta a identificar tempranamente a los
individuos que pueden, no solamente estar cometiendo fraude actualmente, sino
bajo una gran presión que los induzca a cometerlo en el futuro. Algunas de estas
situaciones son:
· Evolución
patrimonial de los funcionarios clave. En muchos países se exige a los
funcionarios de cierto rango y a aquellos involucrados en transacciones
“sensibles” (compradores), presentar anualmente una declaración jurada
patrimonial. El propósito de esta declaración jurada es permitir a la
organización evaluar si el incremento patrimonial de sus funcionarios condice
con sus ingresos. También, y recíprocamente, si se está produciendo un
endeudamiento de tales funcionarios que pudiera colocarlos bajo presión para
cometer fraudes en el futuro
· Ausencias
frecuentes por enfermedades propias o de familiares. Tales ausencias pueden, en
principio, no deberse a enfermedades reales y revelar que el funcionario en
cuestión está usando tiempo pagado por la organización para propósitos no
autorizados, lo cual constituye de por sí un fraude. Respecto de la presión
para la comisión de fraudes futuros, si las enfermedades son reales pueden ser
de costoso tratamiento, y exigirles a los funcionarios una considerable suma de
dinero para su atención. Otra alternativa es que las enfermedades estén
causadas por adicciones que también demandan mucho dinero para su sostenimiento
Verificaciones de auditoría interna y externa
La auditoría interna es una segunda barrera frente al fraude, posterior
a la primera que ha sido establecida por la gerencia. Cuando la detección de
indicadores de fraude es efectuada por los auditores internos, la organización
como tal aún no ha fallado, pero la gerencia sí. A efectos de robustecer
entonces el sistema de control interno, los auditores internos deberán ejercer
un rol docente para explicar a la gerencia cuales son los factores que les han
permitido detectar señales de irregularidades (o ineficiencias, pero no es el
propósito de este libro). La gerencia quedará entonces facultada para atender
estas situaciones en el futuro, pero a la vez comprometida con la dirección
superior de la organización para evitar la recurrencia de nuevas situaciones
sospechosas no detectadas
La auditoría interna, por su parte, debe apuntar a un enfoque
preventivo. En tal sentido, el desarrollo de la informática ha permitido
establecer el llamado sistema de “auditoría continua”, consistente en
desarrollar consultas o quieres de auditoría que detectan transacciones
sospechosas y disparan en consecuencia la ejecución anticipada de auditorías.
Tales consultas son luego compartidas con la gerencia, quien puede tomar acción
correctiva oportuna y permitir a la auditoría interna enfocarse en examinar la
acción correctiva gerencial en lugar de emprender una y otra vez revisiones
anticipadas por el surgimiento de indicadores de transacciones sospechosas
La auditoría externa no forma parte de la estructura organizacional, y
tampoco tiene por función la detección y remediación de ineficiencias e
irregularidades. Por esta doble característica, la detección de posibles
irregularidades por los auditores externos (la tercera barrera contra el
fraude), resulta preocupante para la organización. Indica que un tercero
externo a la organización ha detectado algo que no era motivo de su interés, y
que la organización no ha podido hacerlo. De todas formas, es preferible que el
posible fraude sea detectado por el auditor externo antes de que continúe
desarrollándose sin que la organización tome conocimiento de él.
Elaborado por Guillermo Casal.
