Lawrence De Berry,
CPA, CISA, en la Revista “Internal
Auditor”
del The Institute of Internal Auditors (IIA)
,
propone cinco reglas que pueden ayudar a los
auditores a lograr mayor efectividad en la presentación de sus informes de
auditoría y a conseguir que sus recomendaciones sean consideradas e
implementadas, para la consecución de resultados positivos.
REGLA 1: TRATE AL CLIENTE DE AUDITORÍA CON RESPETO
Incluso merecen ser tratadas con respeto aquellas personas que concienzuda y
deliberadamente cometen infracciones. Los auditores que siguen esta primera
regla se aseguran así de que sus clientes estén preparados para recibir el
informe de auditoría, comparten los resultados con sus clientes en la medida en
que el trabajo avanza y discuten asuntos que pueden representar debilidades de
control o ineficiencias, de forma directa, con los responsables de las áreas
involucradas. Antes de la emisión de sus informes, este tipo de auditores, tienen
la oportunidad de conocer si el cliente está de acuerdo con los hallazgos y
reciben de ellos sus opiniones con relación a la forma de mitigar los riesgos
de control o de crear procesos más efectivos.
REGLA 2: DELE A SUS CLIENTES EL BENEFICIO DE LA DUDA
REGLA 2: DELE A SUS CLIENTES EL BENEFICIO DE LA DUDA
El
auditor debe saber darles crédito a sus clientes sobre el trabajo que realizan,
conforme a lo que ellos consideran que es correcto, aun cuando sus acciones
eventualmente puedan resultar inapropiadas o equivocadas. Este tipo de
reconocimiento puede ayudar a desarmar a los clientes, propiciando las
condiciones para una retroalimentación más constructiva. Así, cuando se
realicen posteriormente las actividades de seguimiento y se requiera la opinión
de ese mismo cliente para que le facilite soluciones prácticas, éste estará más
inclinado a sentirse parte de la solución, siendo más probable que implemente
los cambios recomendados. Los clientes tienen una mayor tendencia a
compenetrarse con los procesos que desempeñan y, a identificarse con las
recomendaciones propuestas cuando sus opiniones han sido solicitadas.REGLA 3: ESCOJA SUS BATALLAS CUIDADOSAMENTE
Cuando
los auditores encuentran una debilidad significativa sobre efectividad o
eficiencia, éstos deben convencer y llegar a un acuerdo con aquellos responsables
de implementar los cambios recomendados. Si los auditores no llegan a un
acuerdo con el cliente, es probable que sientan la necesidad de imponer sus
opiniones. En estos casos, el uso de la agresividad puede traer consigo dos
posibles resultados: 1. El auditor no logra nada, debido a que el cliente tiene
mayor credibilidad en su propio juicio que en el del auditor; resultando que, a
partir de ese momento, los clientes muestren menos voluntad para cooperar con
los auditores, un efecto que puede propagarse a otras áreas de la empresa. 2.
El auditor gana la batalla pero pierden la guerra. La aplicación obligada de
cambios y recomendaciones propuestas crea un ambiente hostil hacia todos los
miembros del equipo de auditoría interna. Los clientes buscarán la forma de
probar que los cambios son innecesarios, inviables y contraproducentes, con una
gran probabilidad de que vuelvan a sus antiguos procedimientos y métodos de
trabajo. Para evitar conflictos innecesarios los auditores internos deben
escoger sus batallas cuidadosamente, por lo que deben persuadir a sus clientes
para que reconozcan la importancia de resolver los problemas que son
identificados.
REGLA 4: ACENTÚE LO POSITIVO
Los
auditores deben estar conscientes sobre la necesidad de mantener un enfoque
positivo en el proceso de comunicación de los hallazgos. Asimismo, deben estar
en capacidad de comunicar los resultados y las recomendaciones, sin utilizar un
lenguaje negativo o acusatorio. Por otro lado, deben evitar la tentación de
utilizar un tono subjetivo de corte editorial, manteniendo la objetividad y el
profesionalismo en su trabajo. Asegurándose de darle crédito a sus clientes
para obtener acuerdos positivos, en lugar de simplemente discutir problemas y
debilidades. Un enfoque y lenguaje positivos promueven el dialogo entre las
personas; mientras que un enfoque negativo usualmente resulta en murallas que
son levantadas para mantener a los auditores internos y a sus nuevas ideas a
distancia.
REGLA
5: SEA INFORMATIVO
Para garantizar que los clientes leen y comprenden los informes, los auditores
deben prestar atención en lo esencial de su contenido y estructura. Los asuntos
que son reportables en el informe, requieren ser suficientemente desarrollados
y presentados en una forma convincente. Para asegurar que las observaciones
sean informativas y útiles, De Berry propone cinco elementos:
· El criterio: son las normas y principios que llevan al auditor a considerar que un problema o debilidad de control puede existir.
·
La condición: explica lo que está ocurriendo (por ejemplo: el estado actual de
un proceso), enfocándose únicamente en los hechos.
· La causa: ayuda a explicar la desviación del criterio y el por qué las desviaciones existen.
· El efecto: responde la pregunta ¿Qué impacto tiene?. Sin un efecto convincente, no se podrá afirmar la existencia de una desviación y por lo tanto no se tendrá una observación de auditoría válida.
· La causa: ayuda a explicar la desviación del criterio y el por qué las desviaciones existen.
· El efecto: responde la pregunta ¿Qué impacto tiene?. Sin un efecto convincente, no se podrá afirmar la existencia de una desviación y por lo tanto no se tendrá una observación de auditoría válida.
·
La recomendación: describe la acción que deberá considerar la gerencia. Se debe
proponer una solución a la condición, sobre la cual las partes involucradas se
muestren dispuestas a cumplir y aplicar.
Los auditores además deberán considerar un sexto elemento no mencionado: la respuesta. Las respuestas le proporcionan a la gerencia una oportunidad de aportar su opinión sobre los hallazgos de auditoría señalados en el informe.
AGENTES DE CAMBIO POSITIVOS
Cuando realizan su trabajo, los auditores necesitan recordar que ellos son
parte del equipo de la organización, por lo que se debe enfocar cada trabajo de
auditoría con una mentalidad cooperativa. Para obtener óptimos resultados, los
auditores deben conducirse de una forma tal que los clientes puedan verlos como
asesores de confianza. Como agentes de cambio positivos, los auditores deben
convertirse en compañeros valiosos – no en personas ajenas a la organización,
que hacen que otros se pongan a la defensiva y se resistan a los cambios
constructivos. Después de todo, el éxito de los informes de auditoría está
determinado en gran medida por la actitud y la manera en que los auditores
internos llevan a cabo sus funciones.
Por Lawrence De
Berry, CPA, CISA
Fuente :Revista “Internal
Auditor”